Longread | Vrijwilliger en beroepskracht
samen ‘in the spotlight’
samen ‘in the spotlight’
Vrijwilliger en beroepskracht
samen ‘in the spotlight’
samen ‘in the spotlight’
Medio 2016, het ‘Jaar van het Boek’, deed een kantonrechter uitspraak rondom reorganisaties van bibliotheken. Centraal stond de vraag of een door bezuinigingen gedreven organisatie betaalde functies in de toekomst mag invullen door vrijwilligers. De zaak was aangespannen door de FNV, tegen Bibliotheek Utrecht. De kantonrechter oordeelde negatief; de bibliotheek handelde tegen cao-afspraken in. Kort samengevat stelde de kantonrechter dat de Utrechtse bibliotheek haar bezuinigingen niet mag opvangen met het aantrekken van vrijwilligers voor (nu nog) betaalde functies.
De uitspraak reikt ver. Zoals te verwachten, ging het leven in bibliotheek-land daags na de uitspraak desondanks gewoon weer verder. Er worden nog altijd boeken en andere materialen uitgeleend, kinderen worden nog steeds mediawijzer gemaakt, er zijn volop activiteiten geagendeerd voor het inmiddels alweer lopende schooljaar 2016-2017 en bibliothecarissen laten zich enthousiast informeren over collectioneren nieuwe stijl, passend bij de bibliotheek van de 21e eeuw. Om maar wat te noemen. Toch vormde de uitspraak die de kantonrechter in juni deed, een belangrijk ijkpunt in het proces dat gaande is. Onder druk van krimpende budgetten enerzijds en met de wens de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen en te innoveren om te komen tot de bibliotheek van de 21e eeuw anderzijds, stellen bibliotheken zichzelf al langere tijd de vraag hoe zij (meer/beter dan tot nu) kunnen samenwerken met vrijwilligers.
Aanvankelijk kwam die vraag voort uit noodzaak – kostenbesparing was een belangrijk motief om (meer) vrijwilligers in te zetten.
Er zijn andere redenen om met vrijwilligers te werken, niet in de laatste plaats ten gevolge van de fundamentele veranderingen die onze samenleving doormaakt – Nederland transformeert in een rap tempo van een verzorgingsstaat naar een participatiemaatschappij. Het publieke domein wordt steeds meer een zaak van burgers, ondernemers en instellingen. De huidige (politieke) koers zet in op decentralisatie en het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Vrijwilligerswerk wordt daarbij gezien als een mogelijke oplossing voor verschillende maatschappelijke problemen. De overheid lijkt ‘op haar wenken bediend’ te worden; uit recente cijfers blijkt dat bijna de helft van alle Nederlanders zich weleens inzet als vrijwilliger (bron: CBS, 2016). Wat betekent dit alles voor bibliotheken en voor de wijze waarop zij met vrijwilligers kunnen samenwerken? Hoe kunnen bibliotheken hieromtrent een goed beleid ontwikkelen? Wat kunnen vrijwilligers bijdragen aan de bibliotheek van de toekomst? En hoe kunnen betaalde en onbetaalde medewerkers constructief met elkaar samenwerken?
Esther (49) stapt op de fiets naar haar werk bij Bibliotheek Broekwijk*. Peinzend over de OR-vergadering die vandaag op haar planning staat. Vorige week had haar collega een stevige aanvaring met Mieke, een vrijwillige gastvrouw. Een jongen van een jaar of 15 vroeg de gastvrouw naar boeken over het klimaat, voor een werkstuk voor aardrijkskunde. Haar collega hoorde hoe Mieke hem de juiste kast aanwees en de jongen veel succes wenste. Mieke verwees de jongen echter niet naar de digitale etalages, waar hij allerlei nuttige links had kunnen vinden. Wat een gemiste kans! Ze heeft niet doorgevraagd en kent de digitale bronnen niet. Volgens Esther’s collega was dit opnieuw het bewijs dat gastvrouwen zich op het terrein van betaalde en voor hun taak geschoolde medewerkers begeven. Haar collega stelt zich principieel op; ze vindt dat deze taak niet aan een vrijwilliger, maar aan een professional toebehoort. De kwaliteit is zelfs in het geding. Onzin, vinden andere collega’s en Mieke zelf begrijpt niet wat ze fout heeft gedaan. Het voorval heeft al tot aardig wat verhitte gesprekken geleid. De ‘kwestie Mieke’ leidt tot tweespalt onder haar collega’s. Het roept vragen op die feitelijk betrekking hebben op de kern van de discussie over betaald en onbetaald werk en ieders functie- en taakomschrijvingen, weet Esther. Wie doet wat (en wat niet!); welke taken kunnen en mogen door vrijwilligers worden uitgevoerd?
En waarom? Dáár gaat het over. Binnen Bibliotheek Broekwijk is afgesproken dat vrijwilligers geen klanten helpen met inhoudelijke hulpvragen. En dit was duidelijk een inhoudelijke hulpvraag. Maar het is Mieke desondanks onduidelijk wat ze fout deed en waarom ze deze klant niet mocht helpen. Zijn ieders taken wel voldoende helder?
Esther werkt al 28 jaar bij de bibliotheek en werkt al heel wat jaren samen met vrijwilligers. Dat vond ze altijd prima, ze stond er niet zo bij stil. Ze heeft er zelfs een goede vriendin aan overgehouden (die inmiddels niet meer bij de bieb actief is)! Maar sinds er steeds meer collega’s zijn vertrokken en vrijwilligers – die tegenwoordig ‘onbetaalde medewerkers’ worden genoemd – voormalige taken van haarzelf overnamen, staat Esther vaker stil bij haar arbeidstoekomst. Zal haar functie in de frontoffice in de toekomst nog wel bestaan? Het was reden om zitting te nemen in de OR. Ze is nerveus over de vergadering van vanmiddag. Ze heeft begrip voor ieders standpunten; hoe kan zij haar achterban het beste vertegenwoordigen?
Directeur Marco (45) is zoals altijd vroeg op kantoor. Het wordt een lange dag, weet hij. Vanavond verzorgt zijn buurman Hendrik een lezing over veiligheid in de leefomgeving. Aangezien Hendrik ook initiatiefnemer is van een buurtpreventieteam wil Marco er graag meer over weten. Hij nodigde Hendrik persoonlijk uit om de lezing te verzorgen. (Komt de goede man ook eens in de bibliotheek). Het past bovendien in de doelstelling van de bibliotheek om zich te profileren als kennispunt; met regelmaat verzorgen experts (onbetaald) lezingen.
Ander agendapunt: overleg met de OR. Met als belangrijkste onderwerp: vrijwilligers. Vorige week was er het incident met Mieke. Mieke werkt al een tijdje als gastvrouw in de bibliotheek. Dat ze een klant met een inhoudelijke hulpvraag niet doorverwees naar een bibliothecaris, maar zelf te woord stond, is bij een van zijn medewerkers in het verkeerde keelgat geschoten. Dergelijke discussies veroorzaken teveel ruis, vindt Marco. Het is belangrijk dat het vizier van het hele team (weer) op de toekomst is gericht, nu duidelijk is dat Bibliotheek Broekwijk geopend blijft. Marco wil de kwaliteit van de dienstverlening van zijn bibliotheek bewaken en heeft heldere ambities richting toekomst.
Alle neuzen dezelfde kant op, dat is juist nu van groot belang. Dat is echter niet eenvoudig, want met een forse korting op subsidies als fait accompli ontkomt Marco niet aan het op korte termijn inkrimpen van de formatie om kosten te besparen. Dat dwingt hem tot het maken van nieuwe keuzes. Kunnen bepaalde (kern)taken anders worden ingevuld? Is het mogelijk om voor bepaalde taken onbetaalde krachten in te zetten? Wat is er mogelijk, binnen de kaders van de cao voor Openbare Bibliotheken? Recent verloor Bibliotheek Utrecht een rechtszaak, aangespannen door FNV.
Net als veel collega-directeuren volgt Marco de zaak op de voet. Wat betekent die uitspraak voor de plannen van Bibliotheek Broekwijk? Maar de vraag die Marco vooral bezighoudt is hoe onbetaalde krachten kunnen bijdragen aan de toekomst van de organisatie. En hoe versterken we het vakmanschap van onze bibliotheekmedewerkers, zowel betaalde als onbetaalde medewerkers?
Monique (52) werkt niet op woensdagen. Toch is ze deze woensdagochtend op weg naar de bibliotheek, want er staat een belangrijke afspraak gepland met collega’s uit de regio. Lukte niet op een andere dag, dus streek Monique met haar hand over het hart. Zoals wel vaker, want de 8 uren die ze per week formeel is aangesteld als vrijwilligerscoördinator, volstaan beslist niet. Het takenpakket is te groot, met het werven, selecteren en begeleiden van maar liefst 60 vrijwilligers. Niet alle 60 zijn even intensief betrokken, maar iedere vrijwilliger(sfunctie) vraagt op zijn manier aandacht. Als vrijwilligerscoördinator staat ze bovendien meer en meer voor de uitdaging om op zoek te gaan naar de juiste vrijwilliger en deze in te zetten op de juiste plek.
Monique is bezig met het opzetten van een intervisiegroep in de regio. Ze hoopt daarin ervaringen met andere vrijwilligerscoördinatoren te delen. Want er mag, nee, móet meer gedeeld worden in de sector, dat gebeurt nog veel te weinig. Terwijl het werken met onbetaalde krachten bij alle bibliotheken onderwerp van gesprek is. Monique hoort graag hoe collega’s elders het doen. Hoe vinden zij vrijwilligers met de juiste competenties en hoe binden ze deze mensen aan hun organisatie? Hoe ontwikkel je een goed vrijwilligersbeleid?
Mieke (50) gaat vandaag met gemengde gevoelens richting Bibliotheek Broekwijk. Gisteren heeft ze weer enkele sollicitaties de deur uit gedaan, maar intussen heeft ze veel plezier in haar taak als gastvrouw bij de bibliotheek. Ze werkt er gemiddeld twee dagdelen als vrijwilliger, maar ze zou het aantal uren best wat willen uitbreiden en meer taken willen oppakken. Stiekem hoopt ze zelfs op een betaalde baan bij ‘haar’ bieb. Ze heeft al eens voorzichtig gepolst wat haar kansen zijn, maar haar collega Esther ging er niet op in. Achteraf ook niet handig; Esther is notabene OR-lid. En de kansen op een betaalde baan bij de bibliotheek zullen sowieso wel verkeken zijn, sinds de aanvaring die ze vorige week met een collega had, omdat ze een jongen vertelde waar de boeken over het klimaat staan. De collega wees haar erop dat ze dat niet mocht doen, maar waarom niet, vertelde ze er niet bij. Ze weet niet wat ze fout deed, ze probeerde haar werk gewoon zo goed mogelijk te doen. Ze is toch gastvrouw? Mogen klanten haar dan helemaal geen vragen meer stellen? Een andere collega vertelde later dat ze de jongen ook naar de digitale etalages had moeten verwijzen. Maar hoe dat werkt? Daar weet Mieke het fijne ècht niet van, hoor. Dat kunnen ze van haar niet verwachten; ze is er nooit goed over geïnformeerd of in opgeleid.
Het voorval zit haar uiteraard niet lekker, maar toch gaat Mieke vandaag vol goede moed aan het werk. Vanmiddag is vrijwilligerscoördinator Monique toevallig ook aanwezig, weet ze. Ze hoopt haar te kunnen spreken over hetgeen is gebeurd.
Petra (62) loopt binnen bij Bibliotheek Broekwijk. Al enkele jaren brengt ze wekelijks boeken aan huis bij oudere dorpsgenoten. Ze doet haar werk met veel plezier, vooral omdat ze weet hoezeer haar ‘klanten’ uitkijken naar haar bezoekje. Dat vinden ze soms nog belangrijker dan de boeken die Petra meeneemt. Alhoewel ze inmiddels behoorlijk goed weet welke titels graag gelezen worden.
De laatste tijd rommelt het wel een beetje binnen de bibliotheek. Vorige week schijnt er een flinke aanvaring te zijn geweest tussen gastvrouw Mieke en een bibliothecaris. Sneu, want Mieke is een ontzettend aardige vrouw. Ze neemt haar taken erg serieus, heeft Petra zelfs nog om tips gevraagd toen ze net begon als vrijwilligster. Petra heeft nog nooit problemen gehad met de collega’s die in dienst zijn. Ieder zijn taak en dat is wat Petra betreft helder. Het gaat prima zoals het nu gaat.
Mehdi (34) bereidt in de bibliotheek zijn presentatie voor, terwijl hij in afwachting is van de komst van ene Hendrik die wat hulp nodig heeft bij het aansluiten van laptop en beamer. Morgenavond verzorgt Mehdi een cursusavond in het internetcafé van de bieb. Er zijn aardig wat inschrijvingen en hij neemt de aanmeldingen en hun vragen door. Veel 50’ers deze keer. Zoals altijd komen verschillende vragen meermalen terug; rode draad is dat de deelnemers digitaal vaardig(er) willen worden. In deze mediarijke informatiesamenleving wordt van iedereen verlangd dat zij digitaal vaardig zijn, maar dat is voor sommige mensen echt een opgave, zo weet Mehdi. Hij deelt zijn kennis graag en de bibliotheek waardeert hem om zijn inzet. Directeur Marco woonde onlangs een cursusavond bij over social media, samen met enkele teamleden. Na afloop gaf Marco aan dat dergelijke bijeenkomsten een belangrijke bijdrage leveren aan de dienstverlening van de bibliotheek vanuit de missie ‘informeren’. Mehdi zou daar best nog meer aan willen bijdragen.
P.S. Dat de bieb veel meer is dan een grote boekenkast, weet Mehdi inmiddels als geen ander. Het is een multimediale omgeving, waar alle kennis te halen is. Hoewel er met boeken niets mis is, want door zijn regelmatige bezoekjes aan de bibliotheek heeft Mehdi ontdekt dat een goed boek niet te versmaden is. Jonas Jonasson is zijn favoriete schrijver. Wie bedenkt er nu een titel als ‘De 100-jarige man die uit het raam klom en verdween’? Zo’n boek móet je toch wel lezen? Hij wacht met smart op een vierde titel van Jonasson.
Hendrik (64) verzorgt vanavond een lezing over veiligheid en het nieuw opgerichte buurtpreventieteam. Dat doet hij op uitnodiging van zijn buurman Marco, directeur van de bibliotheek. Een mooie kans om zoveel mogelijk mensen te informeren. Om alles goed voor te bereiden, toog Hendrik einde middag al richting bibliotheek. Marco heeft hem in contact gebracht met vrijwilliger Mehdi, die nogal veel schijnt te weten van computers en dergelijke en bovendien geregeld voorlichting geeft op de bieb. Mehdi zal hem helpen om zijn laptop en het projectiescherm op elkaar aan te sluiten. Fijn, want als Hendrik ergens een hekel aan heeft, is het als zaken niet goed zijn voorbereid of niet volgens plan verlopen.
Hendrik is verrast over de bibliotheek; hij was hier al jaren niet meer binnengelopen. Hij is niet zo’n lezer. Nu hij om zich heen kijkt, valt hem direct op dat de bibliotheek behoorlijk is veranderd. Een café, studieplaatsen, gratis WiFi, een scherm toont een flinke agenda met allerlei activiteiten en bovenal ziet hij veel films en muziek. Misschien moet hij toch maar eens lid worden.
Jan (43) heeft zijn voorleesuurtje er net op zitten. Hij las voor aan een groep kinderen in de leeftijd van 7 tot 10 jaar. Hij koos voor een mooi prentenboek, zodat alle kinderen het verhaal goed konden volgen. Enkele kinderen spreken namelijk nog maar nauwelijks Nederlands, ze verblijven sinds kort in het AZC in Broekwijk. Alle kinderen hingen aan zijn lippen, het was weer een fijne middag. De begeleiders van de groep bedankten hem uitvoerig. Mehdi is er ook. Aardige kerel, hij woonde onlangs een cursusavond in het internetcafé bij waarbij Mehdi vertelde over social media. Interessante avond, hij heeft er echt iets van opgestoken. Dadelijk even een kop koffie met hem drinken, als hij tijd heeft.
Jan heeft het naar zijn zin bij de bibliotheek. Hij is dankbaar voor de kans die hij er krijgt om te re-integreren, nadat hij zijn depressie wist te overwinnen. Het team geeft hem een prettig gevoel van welkom, hij merkt dat zijn inzet wordt gewaardeerd. Jammer dat dat niet voor alle vrijwilligers geldt. Gastvrouw Mieke moet het op dit moment ontgelden. Hij snapt het wel een beetje; sommige bibliotheekmedewerkers vrezen voor hun baan en zien vrijwilligers als indringers. Van Jan hebben ze niets te vrezen. Hij wil graag weer terug richting onderwijs, maar neemt de tijd om weer volledig op zijn oude niveau te komen.
Esther is tevreden over het verloop van de OR-vergadering. Er is veel besproken, met een positief resultaat. De directeur heeft toegezegd op korte termijn met verschillende collega’s om de tafel te gaan én een bijeenkomst te organiseren voor het hele team, dus zowel voor medewerkers als vrijwilligers. Daarnaast heeft hij uitgelegd in welke situatie Bibliotheek Broekwijk zich bevindt. Er moet bezuinigd worden, dat is zeker. Dat betaald werk niet zomaar ingevuld zal worden door vrijwilligers, staat ook vast. De rechtszaak die Bibliotheek Utrecht onlangs verloor, maakt dat nog eens extra duidelijk. Esther weet dat de toekomst ongewis is, maar vertrouwt erop dat de directie zorgvuldig is in het ontwikkelen van beleid en uitvoeren van maatregelen. Ze blijft het als OR-lid volgen. En nu: op naar huis! De lezing vanavond laat ze maar even voor wat het is, ze laat zich wel bijpraten door haar collega’s.
Marco heeft aardig wat actiepunten. Allereerst wil hij met vrijwilligerscoördinator Monique om tafel om het voorval te bespreken. Daarna zal Monique het met Mieke en de betaalde medewerker bespreken; het conflict moet uit de lucht. Vervolgens wil hij een bijeenkomst plannen met alle betaalde en onbetaalde medewerkers. Het is belangrijk dat er bij iedereen helderheid is over taken, werkafspraken en vooral: dat er een prettig klimaat voor samenwerking is. Daarnaast is het zaak het beleid inzake vrijwilligers tegen het licht te houden en aan te scherpen, ook in het licht van de aankomende gedwongen inkrimping van de formatie. Hiervoor schakelt hij adviseurs van Cubiss in, zo is afgesproken met de OR. Het is tijd om even wat te eten. Om 19.30 uur staat de lezing door buurman Hendrik op het programma. Naar huis? Of een snel broodje om de hoek? Marco ziet Hendrik, Mehdi en Jan lopen en besluit te blijven. Even tijd voor contact met ‘zijn’ vrijwilligers. De OR-vergadering leerde weer eens hoe belangrijk dat is!
Innoveren en professionaliseren in tijden van bezuinigingen en ingrijpende sociaal-maatschappelijke veranderingen stellen bibliotheken voor grote uitdagingen die deels conflicteren. Wat te doen om te voorkomen dat een bibliotheek op het onoverzichtelijke kruispunt belandt waar het proces van bezuinigingen, inkrimpen van de formatie en herdefiniëren van taken en functies het pad kruist van samenwerken met (meer) vrijwilligers, uitbreiden van dienstverlening en innovatie? Vrijwilligersbeleid moet geen verantwoording worden over waarom je met vrijwilligers werkt; het moet een duidelijke visie zijn. Het vrijwilligerswerk van de toekomst heeft de beste kans van slagen als het in het bibliotheekbeleid is ingebed. Daarnaast zien we dat het hebben van beleid niet automatisch betekent dat er draagvlak is vanuit de medewerkers en/of organisatie. Draagvlak hangt weer samen met het duidelijk hebben waaróm je als organisatie samenwerkt met vrijwilligers. Wanneer dat duidelijk is zorgt dat voor begrip, respect en meer zekerheid.
Tot slot.
Realiseer je als organisatie dat ook wanneer je een duidelijke visie en een goed beleid hebt, het samenspel tussen onbetaalde en betaalde medewerkers altijd aandacht behoeft. Vrijwilligers, beroepskrachten, betaalde en onbetaalde medewerkers, specialisten, meewerkers, stille krachten, helden…. Ze zijn állemaal goud waard. En verdienen allemaal zo nu en dan een moment in de spreekwoordelijke spotlights.”
Dit longread is uitgebracht door Bieb Lab Brabant, een project van Cubiss dat wordt uitgevoerd in opdracht van de provincie Noord-Brabant.
www.cubiss.nl
Tilburg, november 2016
Redactie: Lonneke Jans, David Bul, Marie-Louise Luycks, Yvonne Hogenstein, Marieke Hezemans
Tekst: Judith Leijtens-Staps
Ontwerp en realisatie: Schwung
Illustraties: Jeroen de Leijer
Over Cubiss
Cubiss adviseert en ondersteunt organisaties, overheden en samenwerkingsinitiatieven die zich bezighouden met vraagstukken rond lezen, leren en informeren. In opdracht van en met steun van de provincie Noord-Brabant wil Cubiss middels het project Bieb Lab Brabant innovatie door de bibliotheken in Noord-Brabant stimuleren en versnellen. Zodat bibliotheken hun rol in de (lokale) samenleving kunnen versterken en (beter) kunnen anticiperen op maatschappelijke ontwikkelingen.
Eén van de thema’s die in dit proces een rol spelen, is het werken met onbetaalde medewerkers (vrijwilligers). Cubiss is van mening dat een goede samenwerking met onbetaalde medewerkers kan bijdragen aan innovatie. Middels dit longread wil Cubiss haar expertise over dit onderwerp delen en bijdragen danwel richting geven aan beleidsvorming door bibliotheken.
Meer weten of nader van gedachten wisselen? Neem contact op met Cubiss; Lonneke Jans: l.jans@cubiss.nl of David Bul: d.bul@cubiss.nl.
De in deze uitgave opgenomen informatie zijn door de redactie met uiterste zorgvuldigheid behandeld. Voor informatie, die onvolledig of onjuist mocht zijn opgenomen, kan de redactie in generlei opzicht verantwoordelijkheid op zich nemen. Voor eventuele verbeteringen houden we ons aanbevolen.
Cubiss:
“ Onbetaalde inzet is altijd een vast onderdeel geweest binnen de bibliotheek. In beginsel is het samenwerken met onbetaalde krachten dus niet nieuw. |n de cao voor Openbare Bibliotheken (looptijd 15 juni 2015 - 30 juni 2019) is er zelfs een artikel aangewijd. Er is onder andere afgesproken:
Cubiss is van mening dat een goede samenwerking met onbetaalde medewerkers kan bijdragen aan innovatie. Maar vrijwilligers zijn uiteraard niet dé oplossing voor transformatie en reorganisatie. Het is belangrijk dat je als organisatie allereerst de volgende vragen stelt:
Wat voor producten en diensten willen we leveren? Wat moet de kwaliteit hiervan zijn die je met elkaar wílt en kúnt leveren? Wat voor beroep doet dit op de benodigde menskracht? In hoeverre is de organisatie daarvoor al ingericht? Waardevol in deze discussie vinden wij de maatschappelijke functie die de bibliotheek heeft, de lokale verankering en de organisatie als netwerk. Een fundamentele vraag die soms wordt overgeslagen: waarom wil je als organisatie überhaupt met vrijwilligers samenwerken? Wanneer een organisatie niet verder komt dan een economisch motief, zoals ‘met vrijwilligers kunnen we langer open zijn’, is de kans op een succesvolle samenwerking met vrijwilligers gering. Er zal dan onvoldoende draagvlak zijn onder de (betaalde) medewerkers.
Welke mogelijke redenen zijn er om samen te werken met vrijwilligers? Denk zoal aan:
Pas wanneer de wat-, hoe- en waarom-vragen helder zijn beantwoord, kan worden geformuleerd voor welke taken vrijwilligers worden ingezet en voor welke niet.
Volgende stap die we adviseren, is het in kaart brengen welk type(n) vrijwilliger(s) nodig is. Er zijn globaal 5 typen vrijwilligers, met ieder geheel eigen drijfveren.
Welke typen vrijwilliger heeft de organisatie in huis? Welke typen passen het beste bij de ambitie van de organisatie, de dienstverlening en de klanten en zijn deze al voldoende gevonden en gebonden aan de organisatie?
Het zijn veel en complexe vragen die beantwoord moeten worden. Een vastomlijnde richtlijn is hier niet op zijn plaats. Cubiss biedt wel de helpende hand met onder meer de VIB-scan (Vrijwilliger in Beeld) of met elementen uit het traject dat volgt op de scan. Daarmee brengen we samen helder in beeld waaraan de organisatie behoefte heeft bij het formuleren van nieuw of het aanscherpen van bestaand beleid rond onbetaalde medewerkers. Vervolgens kunnen duidelijke prioriteiten worden gesteld, om vervolgens te komen tot een praktisch plan van aanpak. ”
Cubiss:
“Hier speelt duidelijk het pijnpunt ‘verdringing van betaalde arbeid’. Mieke hoopt als vrijwilliger meer taken toebedeeld te krijgen en zou zelfs graag een betaalde baan aan haar inzet overhouden. Uiteindelijk leidt haar enthousiasme tot het tegendeel: een conflict tussen haar en een betaalde medewerker. Wanneer je als leidinggevende toelicht wat de reden is dat een vrijwilliger bepaalde taken niet hoort uit te voeren, begrijpen zowel beroepskrachten als vrijwilligers dat beter. De ‘kwestie Mieke’ is een goed voorbeeld. In een personeelsbijeenkomst voor zowel medewerkers als vrijwilligers, kun je aan de hand van dit of een soortgelijk voorbeeld schetsen wat het voordeel is wanneer een beroepskracht een klant helpt. Dat zorgt voor meer begrip bij vrijwilligers (en medewerkers).
Uiteraard is het belangrijker om te voorkomen dat betaalde medewerkers zich oncomfortabel voelen door de komst van vrijwilligers of dat er zich zelfs conflictsituaties voordoen. Betaalde en onbetaalde medewerkers kunnen prima samenwerken, zonder dat er sprake is van dreigende arbeidsverdringing of verlies aan kwaliteit in het bibliotheekwerk. Uitgangspunt is dat je binnen de organisatie op de juiste wijze omgaat met ieders talenten en werkt aan een gezamenlijke doelstelling. Met de VIB-scan helpen we de organisatie bij het verkrijgen van inzichten, om vervolgens aan de slag te gaan met verbeterpunten.
Wat we in de praktijk zoal tegenkomen:
”
Cubiss:
“De veranderingen in de bibliotheeksector vragen veel van iedereen die in de sector werkzaam is, of dat nu betaald of onbetaald is. Bibliotheekmedewerkers moeten innoveren, flexibel zijn, onderdeel vormen van sociale netwerken, offline en online goed uit de voeten kunnen. Om maar wat vaardigheden en competenties te noemen. Hoe vind je vrijwilligers met de juiste competenties, die passen bij je organisatie en gestelde doelen? En wanneer je ze hebt gevonden, hoe bind je deze onbetaalde medewerkers aan je organisatie? Hoe ontwikkel je een goed vrijwilligersbeleid?
Rode draad in de werving van onbetaalde medewerkers is het behoud van de kwaliteit van het bibliotheekwerk (vakmanschap) en het stimuleren van innovatie.
Cubiss heeft alles wat te maken heeft met vrijwilligers gebundeld in een digitale informatiebank. Hier vind je allerlei praktische tips en documentatie. Variërend van het schrijven van een vacature en een handige checklist voor het inwerken van een nieuwe vrijwilligers tot een raamwerk voor het opstellen van een vrijwilligersbeleid. Vanzelfsprekend is het een basis; documenten zijn eenvoudig aan te passen naar de eigen organisatie. Aangezien het werken met onbetaalde krachten onderhevig is aan veranderingen, wordt de informatiebank voortdurend geactualiseerd en aangevuld. Kijk op cubiss.nl.
Cubiss is van mening dat een goede samenwerking met onbetaalde medewerkers kan bijdragen aan innovatie. Maar vrijwilligers zijn uiteraard niet dé oplossing voor transformatie en reorganisatie. Het is belangrijk dat je als organisatie allereerst de volgende vragen stelt:
Hier delen we al een aantal tips voor het aantrekken en betrokken houden van onbetaalde krachten:
En: vraag je af waarom iemand voor vrijwilligerswerk kiest. De motivatie is zeer divers, zo illustreren onder meer deze quotes die het magazine DURF! optekende:
Leer ook van andere organisaties die intensief samenwerken met onbetaalde medewerkers, zoals:
Villa Pardoes in Kaatsheuvel biedt gezinnen met een ernstig ziek kind een onvergetelijke gratis vakantie. Jaarlijks ontvangt Villa Pardoes duizenden gasten in haar vakantiewoningen. De organisatie telt slechts een kleine groep medewerkers en ruim 150 vrijwilligers. Er is zelfs een wachtlijst voor vrijwilligers, die eveneens zo omvangrijk is, dat er een stop is. De riante positie waarin Villa Pardoes zich bevindt, dankt de organistie vermoedelijk aan haar positieve imago. Mensen dragen graag een steentje bij aan het sympathieke goede doel. De vrijwilligers zijn echte ambassadeurs voor Villa Pardoes, ze zijn trots er te mogen werken. ”
Cubiss:
“Vrijwilligers als Mehdi zijn goud waard. Zij delen hun expertise en dragen daarmee in belangrijke mate bij aan een belangrijke doelstelling van de bibliotheek van de 21e eeuw, namelijk om als kenniscentrum en ‘informatiemakelaar’ te anticiperen op maatschappelijke ontwikkelingen en vraagstukken. Zo kan de bibliotheek haar rol in de (lokale) samenleving versterken.
Er is een duidelijk verschil tussen de vrijwilliger van ‘vroeger’, die vooral boeken in de kast terugzette, en de huidige vrijwilliger. Vrijwilligers moeten tegenwoordig niet alleen aan de eisen van de organisaties voldoen, maar zij brengen vaak ook hun eigen expertise mee. Volgens het onderzoek Werken met vrijwilligers… géén kinderspel (Cubiss, 2012) benut 27% van de onderzochte bibliotheken de expertise van vrijwilligers onvoldoende. Als bibliotheken deze wel zouden benutten, halen ze nieuwe kennis in huis waarmee de klant uiteindelijk nog beter bediend wordt. (bron: ‘De vrijwilliger van nu‘, Bibliotheekblad 8, 2013)
Om vrijwilligers te binden aan de organisatie, is het belangrijk vrijwilligers te bevragen op hun motivatie en competenties. Blijf om feedback vragen. Veel vrijwilligers vinden het wel best wat ze doen, waardoor veel kennis onbenut blijft. Zonde!” Of vrijwilligers stoppen omdat hun kwaliteiten niet benut worden.
Leer op dit punt ook van andere organisaties die intensief samenwerken met onbetaalde medewerkers, zoals:
Sociaal cultureel centrum Den Bolder in Waspik draait nagenoeg helemaal op vrijwilligers. De poule was behoorlijk omvangrijk (ruim 200 vrijwilligers), in de praktijk werd het merendeel van de taken door een klein groepje uitgevoerd (zo’n 40 vrijwilligers). Door alle vrijwilligers te bevragen op hun wensen en competenties werd goed in kaart gebracht welk potentieel de bestaande poule bood. Dat leverde direct een ‘boost’ op; een aantal vrijwilligers werd op veel meer vlakken actief. Daarnaast is ingezet op een intensievere samenwerking met sociaal-maatschappelijke organisaties en speelt Den Bolder actief in op actuele vraagstukken uit de lokale samenleving. Een van de resultaten daarvan is de realisatie van een (self service) bibliotheek in Den Bolder. (bron: Het nieuwe verenigen)
Het Van Abbemuseum in Eindhoven maakte een aantal jaren geleden een omslag van betaalde gastheren en gastvrouwen naar ongeveer 100 vrijwilligers. Loes Janssen, medewerker publieksbemiddeling: ‘De belangrijkste motivatie van vrijwilligers om bij het Van Abbemuseum te werken is drieledig, namelijk vanwege hun affiniteit met kunst, vanwege ons aanbod aan begeleiding, de persoonlijke verdieping en vanwege de sociale kant van vrijwilligerswerk, namelijk het ontmoeten van andere mensen.’ (bron: ‘De vrijwilliger van nu‘, Bibliotheekblad 8, 2013) ”
Cubiss:
“Dit soort vrijwilligers is ‘nieuw’ in het bibliotheekwerk. Onder invloed van diverse maatschappelijke transities zien we dat het gat dat ontstaat als gevolg van een terugtredende overheid wordt gedicht door nieuwe (burger) initiatieven. Dat gaat echter verder dan een reactie op bezuinigingen; er is ook behoefte aan gezamenlijkheid. Het publieke domein wordt steeds meer een zaak van burgers, ondernemers en instellingen. Graag verwijzen wij je bij dit onderwerp naar de publicatie ‘De Kunst van het samenwerken’ en naar de informatiebank op cubiss.nl. ”
Cubiss:
“Door mensen als Jan een kans te bieden, geeft de bibliotheek invulling aan haar sociaal-maatschappelijke rol. Iedereen doet mee!, zo luidt ons motto en dat wordt hier waargemaakt.
Het samenwerken met re-integranten vraagt echter om een eigen aanpak, gezien de vaak complexe of kwetsbare achtergrond van de vrijwilliger in kwestie. Op de informatiebank vind je praktische tips en tools om zowel de vrijwilliger als de re-integrant op alle punten goed te begeleiden. ”